Eén werkplek voor uw hele organisatie.
Mail, WhatsApp, sms, telefoon, de verzoeken van de antwoordservice, afspraken, HR en de cijfers van de directie komen samen in één scherm. Elke ochtend ziet een medewerker wat er vandaag moet gebeuren, en elke mail en elk telefoontje komt vanzelf bij de juiste collega terecht.
via de antwoordservice · samenvatting klaar09:10
binnen 2 uur · nummer klaar om te bellen10:00
Assistent stelt voor: samenvoegen tot één taaknieuw
uitkomst staat op de tijdlijn09:40
Wat Towerly Enterprise u aan tijd oplevert.
Mail en WhatsApp die al gelezen en gesorteerd zijn, alle verzoeken in één overzicht, uw telefooncentrale ingebouwd, en een Voice Agent die instanties nabelt namens Nieuw Vaarwater. We tellen het per medewerker per werkdag op. Schuif met de knoppen.
Eén menu. Daar staat alles.
Links in Towerly staat het menu. Elke medewerker ziet alleen de onderdelen die voor zijn rol zijn aangezet. Klik hieronder op een onderdeel om te zien wat erin zit.
Belt, mailt of appt
Naar uw vaste nummer, uw mailboxen of uw WhatsApp. Ook buiten kantoortijd.
De antwoordservice en de Voice Agent
SOSO neemt op, legt vast en zet het verzoek door, in hetzelfde systeem als waarin u werkt. Geen losse mails of briefjes.
Uw medewerkers in Towerly
Het verzoek staat direct in Vandaag en Berichten, bij de juiste cliënt. U pakt het op, reageert en rondt af; SOSO ziet uw reactie meteen.
Eén systeem, twee kanten. U bent verbonden met SOSO. Wat de antwoordservice of de Voice Agent aanneemt, komt vanzelf bij u binnen, en wat u terugzegt, ziet SOSO direct. Overal aanwezig: Chat met collega's en met het antwoordserviceteam, de Assistent en één zoekveld over alles heen.
Mail en WhatsApp op één plek, met de Assistent erbij.
Twee schermen uit het ontwerp van de werkplek, met verzonnen gegevens.
Wat er in Towerly Enterprise zit.
Per onderdeel ziet u wat het doet en wanneer het klaar is.
HR die het werk lichter maakt, niet zwaarder.
Alles met een vaste volgorde wordt een workflow. Acties ontstaan vanzelf en komen bij de juiste persoon terecht. Niemand hoeft nog een lijst bij te houden van wie wanneer een gesprek heeft, en rapportage zit in het systeem in plaats van in Excel ernaast.
Klikbaar ontwerp van HR met verzonnen gegevens: start, dossier, verlof, teamkalender, uren, uitdiensttreding en self-service op de telefoon.
Acties en workflows
In dienst, ziek, salarisverhoging, einde tijdelijk contract, uit dienst: elke gebeurtenis start een reeks acties met termijnen, bij de juiste persoon. Eén lijst met werk over alles heen.
Poortwachter vanzelf
Na een ziekmelding lopen de stappen van de Wet verbetering poortwachter vanzelf: probleemanalyse, plan van aanpak, evaluatie. Het verslagsjabloon vraagt alleen wat mag, zonder medische gegevens.
Ziek, en de agenda weet het
Bij een ziekmelding ziet de agenda meteen welke afspraken moeten worden overgenomen, met een voorstel voor een collega met ruimte. De agenda krijgt alleen "afwezig", nooit de reden.
Potjes die kloppen
Wettelijk en bovenwettelijk verlof per opbouwjaar, vervallen op tijd, eerst opnemen wat het eerst vervalt, feestdagen en werkpatroon per contract. Aanvragen en akkoord via de telefoon.
Van kandidaat tot collega
Kandidaten op een bord, gesprekssjablonen, betrokkenen die alleen hun eigen kandidaten zien. Aannemen met één klik: het dossier staat klaar en de nieuwe collega levert zelf de stukken aan.
Alles over een medewerker
Gegevens, contracten, inschaling volgens de cao, documenten met vervaldatum, verslagen en de volledige geschiedenis van wijzigingen. Elke inzage wordt vastgelegd.
Nooit meer iets vergeten
Contracten die aflopen, de ketenregeling, verlopen documenten, verlof dat vervalt en jubilea. Towerly waarschuwt op tijd, met drempels die u zelf instelt.
De gesprekscyclus loopt
Proeftijd, functioneren en beoordeling worden vanzelf gepland bij indiensttreding, met verslagen via een sjabloon en een overzicht van wat verlopen is.
Brieven uit het dossier
Sjablonen met velden uit het dossier, als pdf direct in het dossier. Een verstuurde brief is een actie die u kunt volgen of rappelleren.
Medewerker en teamlead
Verlof aanvragen, wijzigingen doorgeven, documenten inzien en aanleveren, declaraties indienen. Teamleads keuren goed en melden ziek, ook op de telefoon.
Account en laptop klaar
Bij een nieuwe collega gaat er vanzelf een ticket naar SOSO voor account, mailbox en apparatuur. Bij uitdiensttreding net zo. Wat iemand in bruikleen heeft, staat in het dossier.
Rapportage in het systeem
Verzuim, bezetting, instroom en uitstroom, teamsamenstelling, uren en declaraties. Klikbaar tot op het dossier voor wie dat mag zien, en te exporteren.
HR-gegevens krijgen de hoogste beveiliging: extra inlogstap, strikte rollen, elke inzage in het logboek en geen medische gegevens. Het BSN blijft in de salarisadministratie. Ook SOSO kan na de inrichting niet in salarissen, documenten, persoonlijke gegevens en verzuim kijken; alleen in een noodgeval maximaal 1 uur, en altijd in het logboek. Wat de ondernemingsraad moet goedkeuren, zoals ranglijsten van medewerkers, staat standaard uit.
Een eigen, eenvoudige werkplek voor vrijwilligers.
Vrijwilligers krijgen een uitgeklede versie van Towerly: alleen wat ze nodig hebben om hun taken te doen en contact te houden. Ze hebben daarvoor geen Microsoft-licentie nodig. Dat maakt het een interessante keuze voor een grote groep vrijwilligers.
Taken toewijzen
Een medewerker zet een taak klaar voor een vrijwilliger: wat er moet gebeuren, voor welke cliënt, wanneer, en met welke instructie. De vrijwilliger ziet de taak op zijn telefoon, meldt hem af en schrijft er een kort verslag bij.
Mailen vanuit één vaste mailbox
Vrijwilligers mailen naar instanties vanuit één vaste mailbox van Nieuw Vaarwater, niet vanuit hun eigen adres. Bij elke mail staat wie hem heeft gestuurd. Antwoorden komen terug bij de juiste vrijwilliger en op de tijdlijn van de cliënt.
De begeleider ziet wat er gebeurt
De begeleider van een vrijwilliger ziet in één overzicht de taken, de verstuurde mails, de antwoorden en de verslagen. Hij kan meelezen, bijsturen en een taak overnemen.
Contact via chat en mail
Vrijwilliger en begeleider houden contact via de chat in Towerly, met meldingen, of via de vaste mailbox. Zo loopt alles via één plek, en is later terug te vinden wat er is afgesproken.
Veilig afgebakend
Een vrijwilliger ziet alleen de eigen taken en cliënten, en geen financiën, tenzij de begeleider dat per cliënt vrijgeeft. Inloggen gaat met een persoonlijke inloglink of code. Alles wat een vrijwilliger doet, staat in het logboek.
Kennisplein: één plek om informatie te delen
Een eigen informatiesite binnen Towerly, zoals een intranet. Eerst voor vrijwilligers, daarna ook voor medewerkers. Ook hiervoor is voor vrijwilligers geen Microsoft-licentie nodig.
Wat er speelt
Berichten van de organisatie of van een team, met een melding voor wie het aangaat.
Hoe we het doen
Instructies en handleidingen, altijd de laatste versie, met wie het heeft aangepast.
Formulieren en folders
Per groep te delen: alleen vrijwilligers, een team of iedereen. Zoeken over alles heen.
Vraag het gewoon
De Assistent beantwoordt vragen uit het kennisplein, met een verwijzing naar het document.
Waarom dit interessant is: vrijwilligers werken in dezelfde omgeving als de medewerkers, zonder eigen Microsoft-account of licentie. Taken, mail en kennis zitten op één plek, en de begeleider houdt overzicht zonder te hoeven navragen wat er is gebeurd.
Van boekingsagenda naar het hele platform.
Demo's van HR en voor de directie
HR, de agenda, het directiedashboard en de rest van het platform, op de testomgeving.
Pilot: de antwoordservice van SOSO in Towerly
SOSO werkt aan de achterkant in Towerly. De overstap uit het huidige systeem regelen wij.
Verbonden met de antwoordservice
De antwoordservice van SOSO werkt in Towerly. Verzoeken en boodschappen voor Nieuw Vaarwater staan vanaf nu in hetzelfde systeem.
Eerste live versie van Towerly Enterprise
Vandaag, Te doen, de cliëntkaart met tijdlijn, Berichten met mail, WhatsApp en sms, de telefonie, de agenda, HR, de Service Desk, het directiedashboard en het beheer. Alles wat nu klaar is, gaat live.
Uitbreidingen
De Assistent met antwoorden uit uw eigen kennisbank en uitgebreidere rapportages. Wensen uit de demo's en de eerste weken worden meegenomen. Per onderdeel na uw akkoord.
Towerly Case Management
Het werksysteem voor bewindvoering en schuldhulp, bovenop hetzelfde platform. Bekijk Case Management.
Gebouwd voor gevoelige gegevens.
Inloggen met Microsoft
Met uw eigen Microsoft-account en tweestapsverificatie. Rechten per rol en per team. Een onderdeel of cliënt die u niet mag zien, bestaat voor u niet.
Uw gegevens apart
Gegevens van Nieuw Vaarwater zijn strikt gescheiden van die van andere organisaties, ook in de database zelf. Alles staat in datacenters in de EU.
Alles herleidbaar
Elke wijziging en elke inzage wordt vastgelegd in een logboek dat niet te veranderen is. Met versleutelde back-ups en geteste herstelprocedures.
Dit regelen wij. SOSO is uw ICT-partij. De inrichting van Microsoft 365, de koppelingen met Outlook, Teams en uw telefooncentrale, en het beheer van het platform nemen wij voor onze rekening in de planning. U hoeft daar zelf niets voor te regelen.
Wat u waarschijnlijk wilt weten.
Moeten medewerkers anders gaan werken?
Ze gaan minder zoeken en minder overtypen. De mail staat al bij de juiste persoon, een telefoontje opent de cliënt vanzelf, en de dag begint met een lijst van wat er moet gebeuren. Elk team krijgt een training bij de start.
Blijven Outlook en Teams gewoon werken?
Ja. Towerly koppelt met uw mailboxen en agenda's in Microsoft 365. U kunt vanuit Towerly mailen of gewoon vanuit Outlook: beide komen op de tijdlijn. Teams blijft voor overleg, en online afspraken krijgen vanzelf een Teams-link.
Wat doet de Voice Agent precies?
De Voice Agent neemt de telefoon op, beantwoordt standaardvragen en zet terugbelverzoeken klaar. Hij kan ook uitbellen namens Nieuw Vaarwater: instanties nabellen over een status, afspraken bevestigen of herinneringen geven. Alleen voor informatie, nooit voor toezeggingen. Wil de andere kant een medewerker spreken, dan wordt het gesprek overgedragen.
Wat gebeurt er met ons cliëntsysteem?
Dat blijft in gebruik. Towerly Enterprise haalt er naam, adres en contactgegevens uit voor de cliëntkaart en voor de schermpop bij een gesprek. Het vervangen van het cliëntsysteem is het werk van Towerly Case Management.
Kan SOSO in onze gegevens kijken?
SOSO helpt bij het inrichten. Daarna zijn salarissen, documenten van medewerkers, persoonlijke gegevens en verzuim afgeschermd, ook voor SOSO. Alleen in een noodgeval kan SOSO maximaal 1 uur toegang krijgen, en dat staat altijd in het logboek.
Hebben vrijwilligers een Microsoft-licentie nodig?
Nee. Vrijwilligers loggen in met een persoonlijke inloglink of code en werken in een eenvoudige versie van Towerly: taken, mail vanuit één vaste mailbox, chat en het kennisplein. Dat scheelt licenties, en u houdt toch overzicht.
Wat als er iets niet werkt?
Dan meldt u het bij SOSO, direct vanuit Towerly. U ziet uw eigen tickets en de voortgang. Wij houden het platform in de gaten en merken uitval vaak eerder dan u.