Iedere ochtend weten wat er vandaag moet gebeuren.
Towerly Case Management is het werksysteem voor bewindvoering, budgetbeheer en schuldhulpverlening. Medewerkers werken niet meer vanuit dossiers, maar vanuit hun werk van vandaag. Het systeem ziet aankomen wat er gaat gebeuren en zet brieven, taken en berichten klaar. De medewerker controleert en beslist.
Van handwerk naar voorbereid werk.
Vandaag gaat veel met de hand: mail lezen en opslaan, post zoeken en koppelen, brieven overtypen, termijnen onthouden. Dit verandert er met Towerly.
De medewerker is de koppeling
Informatie over één cliënt staat verspreid over mailboxen, de telefoonapp, chats, OnView en Opendis. Medewerkers typen over, zoeken op en onthouden wat er moet gebeuren.
Alles over een cliënt op één plek
Mail, telefoon, post, geld, schulden, brieven en termijnen komen samen in één cliëntbeeld en één werkvoorraad. Belt een cliënt via Xelion, dan opent het cliëntbeeld vanzelf.
| Werk | Hoe het nu gaat | Met Towerly |
|---|---|---|
| Lezen, doorsturen, bijlagen opslaan en handmatig in het dossier zetten | Elke mail komt vanzelf bij de juiste cliënt op de tijdlijn, bijlagen in de documenten, met een conceptantwoord | |
| Post | Gescand in Opendis, daarna zoeken bij welke cliënt het hoort en een taak maken | Herkend en gekoppeld, met een taak en een voorstel wat ermee moet |
| Telefoon | Bellen in de Xelion-app, daarna een notitie in OnView, een collega mailen of een bericht in Teams, terugbellen onthouden | Xelion gekoppeld: het cliëntbeeld opent vanzelf, de samenvatting komt op de tijdlijn, terugbeltaak bij de juiste medewerker |
| Termijnen | Agenda, Excel of geheugen | Vooruitkijken zet het werk weken van tevoren klaar |
| Brieven | Word-sjabloon openen en gegevens overtypen uit OnView | In één klik gevuld vanuit het dossier, ook voor negen schuldeisers tegelijk |
| Betalen | Batches samenstellen en nalopen | Betaalvoorstel met afwijkingen gemarkeerd en vier ogen waar nodig |
| Verantwoording | Uren per dossier per jaar om alles bij elkaar te zoeken | Concept uit de boekingen, open punten toegelicht met wat al in de tijdlijn staat |
| Intake | Aantekeningen na het gesprek uitwerken | Verslag, actiepunten en ontbrekende stukken staan klaar |
| Instanties nabellen | Zelf bellen en 15 tot 45 minuten in de wacht bij Toeslagen, UWV, SVB of de gemeente | De Voice Agent (aparte dienst) belt na, wacht, vraagt de status en zet het antwoord op de tijdlijn |
| Afwezigheid | Overdracht via mail, Teams of mondeling | Spoedwerk gaat automatisch naar de vervanger |
| Zoeken | In OnView, Outlook, Opendis, Teams en mappen | Eén zoekveld en de Assistent, over alles heen |
Een werkdag in Towerly.
Volg de rondleiding van zeventien stappen, of klik zelf rond via het menu links. Wissel rechtsboven van rol om te zien wat een teamleider, de directie of een vrijwilliger ziet. Stel vragen aan de Assistent rechts. Met de knop "Volledig scherm" vult de demo uw hele scherm, en onder "Tijdwinst" rekent u zelf uit wat het oplevert. Alle namen, bedragen en rekeningnummers zijn verzonnen.
Alles wat Towerly Case Management doet.
Gebouwd in drie fases. Na elke fase kunt u er direct mee werken.
Hoe Towerly en OnView samengaan. Towerly leest de gegevens uit OnView en schrijft er niets in terug. In fase 1 blijven betalingen en boekingen in OnView; Towerly bereidt ze voor. Taken, notities, contactmomenten, brieven en berichten staan vanaf dag één in Towerly. Daarna gaat per team op een vaste maandgrens één onderdeel volledig over, zodat er nooit twee systemen tegelijk leidend zijn. Opendis blijft voor de post, zo lang als u wilt.
Wat de tijdwinst u oplevert.
We tellen het per medewerker per werkdag op: minder tijd per mail omdat die al bij de juiste medewerker staat met een antwoord klaar, niet meer zoeken in het dossier, brieven die zichzelf vullen, taken die klaarstaan en gesprekken die vanzelf worden vastgelegd.
Een uur kost meer dan het bruto uurloon
Bovenop het bruto loon komen vakantiegeld (± 8%), het werkgeversdeel van het pensioen (± 8 tot 12%), sociale premies (± 12 tot 15%) en overige kosten zoals een verzuimverzekering (± 1 tot 3%). Samen meestal 29 tot 38%. We rekenen voorzichtig met 30%.
Eerlijk gerekend
Niet elke bespaarde minuut wordt vrije tijd: er blijven controle, overleg en uitzonderingen. Daarom telt standaard de helft mee. De tijd komt terug als ruimte in het werk: meer aandacht per cliënt, minder werkdruk, of meer cliënten met hetzelfde team. We meten het samen, met een nulmeting in de eerste week.
In negen maanden van OnView naar Towerly.
We bouwen snel, in kleine stappen, met elke maand een demo van wat er klaar is. Elke fase is op zichzelf bruikbaar, zodat u al na drie maanden de eerste winst hebt.
Fundament en koppelingen
De koppeling met OnView en Opendis, uw mailboxen en uw telefooncentrale. Het cliëntbeeld en de tijdlijn met uw eigen gegevens. De inrichting in Microsoft 365 regelen wij.
Het eerste team werkt in Towerly
Mijn Dag, vooruitkijken, brieven in één klik en de Assistent. OnView blijft nog de bron voor geld en boekingen. We meten de tijdwinst vanaf de eerste week.
Geld en schulden
Bankkoppeling met ABN AMRO, Rabobank en FinGuard, budgetplan, betaalvoorstellen met vier ogen, rekening en verantwoording, schuldeisers en schuldregelingen. Het eerste team stapt volledig over.
Alle trajecten, alle teams
WSNP, curatele en mentorschap, intake met verslag, automatische dossiercontrole. Team voor team over op een maandgrens, tot OnView kan worden opgezegd. Opendis blijft voor de post.
Verder ontwikkelen
Towerly blijft groeien met de wensen van de organisaties die ermee werken, zoals de cliëntapp, gemeentelijke hulp en de eigen verwerking van post.
Twee mensen die meekijken
Een bewindvoerder en een schuldhulpverlener uit uw organisatie kijken mee en geven advies, zodat het systeem past bij hoe uw mensen werken.
Elke maand een demo
U ziet elke maand wat er gebouwd is en beslist mee wat eerst komt. Elke fase gaat pas live na uw akkoord.
Een vaste plek aan tafel
In de klankbordgroep bespreken we elk kwartaal wat er komt. Wensen worden algemeen gebouwd en per organisatie instelbaar.
Wilt u als eerste organisatie meebouwen?
De eerste organisatie bepaalt mee hoe Towerly Case Management wordt: welke trajecten eerst komen, hoe de schermen werken en welke brieven er als eerste in zitten. We denken graag met u mee, zonder verplichting.
Wat u waarschijnlijk wilt weten.
Waar staan onze gegevens?
In datacenters in de EU, versleuteld opgeslagen. Elk kantoor heeft een eigen, volledig afgeschermde omgeving: andere kantoren kunnen uw gegevens niet zien, ook niet via de Assistent. Towerly wordt gebouwd en beheerd volgens de werkwijze van ISO 27001.
Wat doet de Assistent met onze gegevens?
De Assistent werkt alleen binnen uw omgeving en ziet alleen wat de medewerker zelf mag zien. De AI-dienst draait in de EU. Uw gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen; dat leggen we vast in de verwerkersovereenkomst. De Assistent doet voorstellen en noemt de bron; een medewerker beslist.
Wie beslist er, de medewerker of het systeem?
Altijd de medewerker. Towerly bereidt voor: brieven, betaalvoorstellen, taken en berichten. Betalingen, brieven aan de rechtbank en afwijzingen gaan nooit zonder akkoord. Bij afwijkingen en nieuwe begunstigden vraagt Towerly een tweede akkoord; de drempels stelt u zelf in.
Wat gebeurt er met OnView tijdens de bouw?
OnView blijft gewoon werken. Towerly leest de gegevens uit OnView en schrijft er niets in terug. Teams stappen één voor één over op een vaste maandgrens. Pas als alle teams over zijn, zegt u OnView op. Opendis blijft voor de postverwerking.
Hoe gaat het overzetten van de dossiers?
Alle gegevens worden uit OnView ingelezen en bijgehouden tot het moment van overstap. Eerst doen we een proefoverzetting die uw bewindvoerder en schuldhulpverlener controleren. Daarna gaat per team alles over op een maandgrens. Voor een team dat over is, blijft OnView tot de opzegging beschikbaar om in te kijken.
Hoe werkt het met de bank?
Afschriften van ABN AMRO, Rabobank en FinGuard komen elke dag automatisch binnen en worden aan de juiste cliënt gekoppeld. Betalingen maakt Towerly als betaalbestand; ondertekenen gebeurt in de bank, met de machtigingen van uw kantoor. Towerly kan zelf geen geld overmaken.
En de rechtbank?
Rekening en verantwoording, boedelbeschrijving, plan van aanpak en evaluatieverslagen worden opgesteld uit het dossier. U krijgt een export die klaar is voor het portaal van de Rechtspraak. Het indienen zelf blijft via dat portaal.
Kunnen we eigen brieven en werkwijzen gebruiken?
Ja. Sjablonen, draaiboeken voor gebeurtenissen, contactnormen en drempels voor betalingen stelt uw kantoor zelf in, zonder programmeren. Wensen die voor meer kantoren gelden bouwen we in het product.
Werkt het met onze mailboxen?
Ja. Towerly koppelt met Microsoft 365: persoonlijke mailboxen en gedeelde mailboxen zoals info@. Elke mail wordt herkend en bij de juiste cliënt gezet, bijlagen gaan naar de documenten. U antwoordt vanuit Towerly of gewoon vanuit Outlook; beide komen op de tijdlijn. Mail van een onbekende afzender over een cliënt krijgt nooit inhoudelijke informatie.
Werkt het op telefoon en tablet?
Ja. Towerly werkt in de browser, ook op een tablet tijdens een huisbezoek. Vrijwilligers gebruiken het meestal op hun telefoon.
Hoe leren medewerkers ermee werken?
Elk team krijgt een training bij de overstap. Werkinstructies staan in het systeem, en de Assistent beantwoordt vragen over uw eigen procedures. Voor support kunt u op werkdagen terecht bij SOSO.
Is het veilig?
Inloggen met uw Microsoft-account en tweestapsverificatie. Rechten per rol en per team. Alles wat iemand bekijkt of wijzigt wordt vastgelegd. Voor livegang doen we een privacytoets (DPIA) en laat een externe partij een beveiligingstest uitvoeren.
Wat als we ooit willen stoppen?
Uw gegevens blijven van u en zijn altijd volledig te exporteren in een gangbaar formaat. Afspraken over overdracht leggen we vast in het contract.
Wat als de bouw uitloopt?
U krijgt elke maand een demo van wat er gebouwd is. Elke fase gaat pas live na uw akkoord. Zo ziet u vroeg of er iets schuift, en beslist u mee.